La centralità della formazione nella stagione dell’enforcement
Nel dibattito contemporaneo sulla protezione dei dati personali, la formazione del personale è spesso relegata a un ruolo marginale, percepita come un adempimento accessorio rispetto agli obblighi più “visibili” del Regolamento (UE) 2016/679. Informative, registri dei trattamenti, nomine e misure di sicurezza sembrano rappresentare il cuore della compliance, mentre l’educazione alla privacy viene talvolta ridotta a un corso standardizzato o a una comunicazione interna di carattere meramente formale.
Eppure, l’analisi delle decisioni delle Autorità di controllo e delle attività ispettive più recenti mostra un dato ricorrente: molte delle violazioni più gravi non derivano da carenze strutturali della normativa interna, bensì da comportamenti errati del personale, da una scarsa consapevolezza dei rischi o da prassi aziendali consolidate ma non conformi. In questo contesto, la formazione emerge non come un elemento accessorio, ma come uno dei principali strumenti di prevenzione del rischio privacy.
La crescente attenzione dei Garanti europei – e del Garante per la protezione dei dati personali italiano in particolare – verso aspetti quali il telemarketing, la gestione dei data breach, l’uso di strumenti digitali sul luogo di lavoro e l’impiego di soluzioni di intelligenza artificiale in ambito aziendale, rende evidente come la compliance non possa più limitarsi a una dimensione documentale. Essa richiede, piuttosto, un cambiamento culturale che coinvolga l’intera organizzazione.
Il fondamento giuridico della formazione: accountability e responsabilità organizzativa
Dal punto di vista normativo, il GDPR non lascia spazio a dubbi sulla rilevanza della formazione. Il principio di accountability, sancito dall’articolo 5, impone al titolare del trattamento non solo di rispettare le regole, ma anche di essere in grado di dimostrarne l’effettiva applicazione. Tale principio trova una declinazione concreta negli articoli 24 e 32 del Regolamento, che richiedono l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, nonché nell’articolo 39, che attribuisce espressamente al Responsabile della protezione dei dati il compito di sensibilizzare e formare il personale coinvolto nei trattamenti.
La formazione, pertanto, non rappresenta un obbligo autonomo e isolato, ma un elemento strutturale della responsabilità organizzativa del titolare. Essa contribuisce a rendere effettive le policy aziendali, a garantire l’applicazione concreta delle misure di sicurezza e a prevenire comportamenti che potrebbero esporre l’organizzazione a sanzioni, contenziosi e danni reputazionali.
In questa prospettiva, la mancanza di un adeguato programma formativo può essere letta dalle Autorità come un indice di carenza organizzativa. Non è raro che, in sede ispettiva o sanzionatoria, venga contestata non tanto l’assenza di documentazione, quanto l’incapacità dell’azienda di dimostrare che il personale fosse adeguatamente istruito rispetto ai trattamenti svolti e ai rischi connessi.
Gli errori più frequenti: quando la violazione nasce dall’errore umano
L’esperienza pratica mostra come numerose violazioni della normativa privacy abbiano origine in comportamenti apparentemente banali. Un dipendente che utilizza credenziali condivise, un addetto al marketing che ricorre a liste di contatti non verificate, un responsabile HR che conserva dati personali oltre i tempi consentiti o che utilizza strumenti di controllo dei lavoratori senza le necessarie garanzie: in tutti questi casi, la violazione non è frutto di una scelta consapevole di elusione della norma, ma di una mancata comprensione delle regole applicabili.
Particolarmente significativa è la gestione dei data breach. Molti incidenti di sicurezza non vengono riconosciuti tempestivamente come tali, oppure non vengono segnalati internamente secondo procedure chiare, con il risultato di superare i termini di notifica previsti dal GDPR. Anche in questo ambito, la formazione gioca un ruolo decisivo: il personale deve essere in grado di individuare un potenziale incidente, comprenderne la rilevanza e attivare immediatamente i canali interni previsti.
L’emergere di nuove tecnologie, e in particolare l’adozione sempre più diffusa di strumenti di intelligenza artificiale generativa, ha ulteriormente ampliato l’area del rischio. L’utilizzo non controllato di chatbot, piattaforme di analisi automatizzata o strumenti cloud può comportare il trasferimento illecito di dati personali, la perdita di controllo sulle informazioni e la violazione dei principi di minimizzazione e limitazione delle finalità. Anche in questo caso, la predisposizione di regole scritte risulta inefficace se non accompagnata da un’adeguata attività di sensibilizzazione.
Dalla formazione formale alla formazione efficace
Una formazione realmente efficace non può essere concepita come un intervento isolato o uniforme per tutta l’organizzazione. La complessità dei trattamenti e la diversità dei ruoli aziendali impongono un approccio calibrato sulle specifiche funzioni. Le esigenze formative di chi opera nelle risorse umane sono diverse da quelle del personale IT o del reparto commerciale, così come differiscono i rischi connessi alle rispettive attività.
Inoltre, la formazione deve essere aggiornata nel tempo e integrata nei processi aziendali. Cambiamenti organizzativi, introduzione di nuove tecnologie, modifiche normative o orientamenti interpretativi delle Autorità richiedono un costante adeguamento delle competenze interne. In questo senso, la formazione non può essere vista come un costo una tantum, ma come un investimento continuativo nella gestione del rischio.
Un ulteriore profilo spesso trascurato riguarda la documentazione dell’attività formativa. In un’ottica di accountability, è fondamentale che l’azienda sia in grado di dimostrare non solo di aver erogato corsi, ma anche di aver verificato l’effettiva comprensione dei contenuti e di aver adattato i programmi alle esigenze specifiche. Test di apprendimento, attestazioni e audit interni rappresentano strumenti utili per rafforzare la posizione dell’organizzazione in caso di controllo.
Il valore strategico della formazione per imprese e consulenti
Per le imprese, investire nella cultura della protezione dei dati significa rafforzare la propria governance e ridurre l’esposizione a rischi legali e reputazionali. Una organizzazione consapevole è più resiliente, più pronta a gestire le crisi e più credibile nei confronti di clienti, partner e autorità di controllo. In un contesto in cui la protezione dei dati è sempre più percepita come un elemento di fiducia e di responsabilità sociale, la formazione contribuisce anche a valorizzare l’immagine dell’impresa sul mercato.
Dal punto di vista degli studi legali e dei consulenti, la formazione rappresenta un ambito di intervento ad alto valore aggiunto. Essa consente di affiancare il cliente non solo nella gestione dell’emergenza o del contenzioso, ma nella costruzione di un sistema preventivo di compliance. Offrire programmi formativi personalizzati, integrati con l’analisi dei processi aziendali e con le esigenze operative del cliente, significa instaurare un rapporto consulenziale continuativo e strategico.
Inoltre, in caso di ispezione o procedimento sanzionatorio, la presenza di un programma di formazione strutturato e documentato può costituire un elemento rilevante nella valutazione della diligenza del titolare e, in alcuni casi, contribuire a mitigare le conseguenze sanzionatorie.
La formazione come infrastruttura della compliance
Alla luce dell’evoluzione normativa e dell’intensificarsi delle attività di enforcement, la formazione in materia di protezione dei dati personali non può più essere considerata un semplice adempimento formale. Essa rappresenta una vera e propria infrastruttura della compliance, senza la quale le regole restano lettera morta e i rischi si moltiplicano.
Costruire una cultura della privacy significa dotare l’organizzazione degli strumenti necessari per affrontare la complessità del trattamento dei dati in modo consapevole e responsabile. In questa prospettiva, la formazione non è solo un obbligo imposto dal GDPR, ma una leva strategica per la sostenibilità giuridica e reputazionale dell’impresa nel lungo periodo.
